タスクの管理
タスクの作成#
タスクを追加する#
タスクを作成するには、まずタスクを作成したいプロジェクトに移動します。
画面に表示されている「＋タスクを追加する」をクリックしてください。
入力するのはタイトルだけです。お好きなタイトルを入力しましょう。
タスクを複数連続で登録する場合には、エンターキーを押して、次のタスク名を入力します。
画面内の任意の場所をクリックすると、作成が完了します。
タスクをまとめて登録したい場合には、コピー＆ペースト操作で、複数のタスクを一括で登録することができます。
複数行のテキストをコピーしておき、タスクのタイトルにペーストをすると、1行ごとにタスクとして一括登録されます。
詳細情報を含めて登録する、連続で登録する#
「＋詳細情報を含めて登録する」をクリックすると、タイトルだけでなく、その他の情報も入力して登録することが出来ます。
また、「連続して登録する」にチェックを入れると、 同じ情報を使いまわして、いくつもタスクを登録することが出来ます。
作業を開始する#
タスクの作業を開始するには、タスクリストの左端にある三角形のボタンをクリックします。
この作業開始のボタンは、タスクが表示されている各画面にあります。必要になった時、開いている画面からすぐに作業を開始することができます。
作業を開始しました#
作業を開始すると、作業時間の計測が始まります。
作業時間はどの画面にいても、常に画面上部に表示されます。これにより、自分がどのくらい今のタスクに時間を費やしているかがひと目でわかるようになります。
また、作業開始すると、作業中のメンバーが一覧上に表示されます。
他のメンバーが作業中でも、通常通り、作業開始ボタンをクリックすることが出来ます。
複数人が同じタスクを作業中の場合には、何名のメンバーが作業しているかが表示されます。
作業の一時中断と再開#
作業を一時中断する場合には、画面上部に表示されている正方形のボタンから止めることができます。
作業を止めても、画面上部には直近作業したタスクが表示され続けます。
作業の再開も画面上部から行うことができます。
タスク詳細を設定する#
作成したタスクの中から、任意のタスクをクリックすると、以下のようなタスク詳細が表示されます。
タスク詳細には、基本情報、作業履歴、作業予定、リマインダータブがあります。
このタスク詳細では、タスクに関する様々な設定を行うことができます。
基本情報タブの内容から見ていきましょう。
タスクのステータスを設定する#
初期設定では、未着手・進行中・完了の3種類が存在します。
このステータスは、作業の開始・中断とは別に設定できます。
ボード画面から、ステータスの種類を増やすこともできます。
タスクのタイトルを変更する#
タイトルをクリックすると、編集ができるようになります。
一度タスクを作ったものの、タイトルを変更したくなった場合にはこちらから変更を行うことができます。
タスクの詳細情報を設定する#
タスクの詳細情報をそれぞれ設定してみましょう。
担当者（チーム利用プランの場合のみ表示されます）#
タスクの担当者を設定することができます。チームのメンバーから担当者を決めて、設定しましょう。
タスクの作業を開始した場合には、自動的に担当者が設定されます。
優先度#
タスクの優先度を設定することができます。高・中・低から選ぶことができます。
タグ#
タグを設定することができます。
開始予定日・〆切日#
タスクの開始予定日と〆切日を設定することができます。
日付はカレンダーから選択するか、直接入力することができます。また、編集中のキーボードの「上矢印キー」を押すと時間が5分進み、 編集中のキーボードの「下矢印キー」を押すと時間が5分戻るように入力されます。
この操作は、見積時間等の入力についても同様に行うことができます。
タスクの進捗を設定する#
作業時間#
タスクに費やした作業時間が表示されます。この項目は編集できません。
見積時間#
タスクを完了させるのに必要だと想定される時間を入力することができます。
予想見積時間#
現在の進捗状況から計算された、このまま進んだ場合に予想される合計作業時間です。
「見積時間」「進捗率」「作業時間」を登録しておくと自動で表示されます。
実際の進捗率#
現在のタスクの進捗率がどれくらいかを設定することができます。
作業が順調に進んでいるのか、遅れているのかを判断する#
見積もり時間と進捗率を設定すると、画像のように理想の進捗率が表示されます。
このタスクの実際の進捗が、理想の進捗と比べて良いのか、悪いのかを判断することができます。
また、残り予想作業時間も表示されます。
こまめに確認し、作業が順調に進んでいるのかどうかを判断すると良いでしょう。
説明を追加する#
タスクでどのようなことを行うのか、詳細な説明を記載しておきましょう。
あとから見返した時や、チームメンバーが見た時に、どのような作業をしているのかがわかりやすくなります。
チェックリストを追加する#
「＋チェックリストを追加する」をクリックすると、やるべきことのチェックリストを登録することができます。
やることを入力し、Enterキーを押してください。
これでチェックリストへの登録ができました。
チェックマークをクリックすると、完了した状態にすることができます。
また、チェックリストのアイテムをドラッグすると、並び順を変更することもできます。
タスクの担当者を変更する#
タスクの担当者を変更したい場合には、タスク詳細からタスク担当者をクリックし、新しく担当者にしたいメンバーを選択します。
他のメンバーがタスクの担当者を「あなた」に変更すると、 画面の右上に通知メッセージが届きます。
また、「メッセージ」にも赤いバッジで通知がされますので、「メッセージ」画面の「あなたへの通知」を確認すると、通知内容が表示されます。
こちらの通知やメッセージをクリックすると、該当のタスクを表示することが出来ます。
メンション機能について#
チームでご利用の場合、タスクの説明やコメント欄で、見てもらいたい相手にメンションを通知することができます。
使い方#
タスクの説明文やコメント欄で、「@（アットマーク)」を入力すると、他のメンバーの一覧が表示されます。
さらに名前を入力すると、該当するメンバーが表示されます。
通知を行いたいメンバーが見つかったら、選択してEnterキーを押して選択してください。
コメントを保存すると、メンションした相手に通知されます。
通知を受けたメンバーの画面上では、「メッセージ」メニューに赤い数字が表示されます。
メッセージメニューを表示すると、通知されたメンションの内容を確認することが出来ます。
メンションをクリックすると、該当のコメントのタスクが表示されます。
また、画面の右側のメニューからも未読のメンションを確認することが出来ます。
作業履歴をみる#
タスクに対して、メンバーごとにどれだけ作業しているのかを確認したい場合には
作業履歴タブを表示すると、確認することが出来ます。
登録し忘れていた作業履歴がある場合には、こちらから追加することもできます。
作業履歴の詳細ついてはこちらを参照してください。
作業予定をみる#
作業予定タブをクリックすると、カレンダーから登録した、作業予定を見ることができます。
作業予定を追加する場合には、「+作業予定を追加する」をクリックします。
リマインダー#
タスクの〆切が過ぎた時や、〆切が近づいて来た時に通知を設定することができます。
設定したリマインダーの時刻になると、画面右上に通知がされます。
また、「メッセージ」にも赤いバッジで通知がされますので、「メッセージ」画面の「あなたへの通知」を確認すると、通知内容が表示されます。
こちらの通知やメッセージをクリックすると、該当のタスクを表示することが出来ます。
リマインダーの登録#
リマインダータブをクリックすると、リマインダーの一覧が表示されます。
全てのタスクには、最初から１つのリマインダーが設定されています。
タスクの担当者に、「〆切日時」が過ぎた時にリマインダー送信されるように設定されています。
他のメンバーにリマインダーを設定したい場合や、他のタイミングでリマインダーを設定したい場合には、「+リマインダーを追加する」をクリックしてください。
- チームプランの場合
- 個人プランの場合
0日0時間0分が、〆切が過ぎた時を表しています。例えば1時間にすると、〆切の1時間前に通知がくる設定となります。
リマインダーの宛先には、タスクの担当者や指定したメンバーだけでなく、チームメンバー全員を選択することもできます。
チームメンバー全員に、タスクの締め切り等を通知したい場合には、メンバー全員を選択すると良いでしょう。
入力が終わったら、「追加する」ボタンをクリックしてください。
リマインダーを送信するタイミングを入力します。
0日0時間0分が、〆切が過ぎた時を表しています。例えば1時間にすると、〆切の1時間前に通知がくる設定となります。
入力が終わったら、「追加する」ボタンをクリックしてください。
タスクに〆切日が設定されていない場合や、 すでにタスクが完了している場合には、
リマインダーを設定していても通知はされませんので、ご注意ください。
Proプラン・Businessプランをご利用の方は、テンプレート機能の中で、タスクにリマインダーを設定することができます。
いつも同じような設定のリマインダーをタスクに登録されている方は、テンプレートの方にリマインダーを予め設定しておくと便利です。
リマインダーの変更・削除#
リマインダー一覧の右側の「…」マークをクリックすると、「編集する」「削除する」というメニューが表示されます。
こちらからリマインダーの編集・削除を行うことが出来ます。
タスクをお気に入り登録する#
タスクをお気に入り登録することで、マイタスクに一覧表示され、直近で作業したいタスクが探しやすくなります。
タスク一覧画面を表示すると、タスク名の横に「☆ マーク」が表示されています。 こちらをクリックすると、タスクをお気に入り登録することができます。
タスク詳細画面にも「☆ マーク」があり、こちらをクリックしてもお気に入り登録することができます。
もう一度クリックすると、お気に入り解除されます。
タスクをコピーする#
タスク詳細から、タスクをコピーすることができます。
コピーしたいタスク詳細を開いて、をクリックしてください。
表示されたメニューから「コピーする」をクリックすると、確認ダイアログが表示されますので、「コピーする」ボタンをクリックします。
コピーされたタスクは、タスク一覧に「元のタスク名のコピー」という名前で作成されます。
タスクを移動する#
タスクを他のプロジェクトに移動するには、をクリックし、「移動する」を選択します。
ダイアログが表示されたら、移動させたいチームとプロジェクトを選択し、「移動する」ボタンをクリックすると、移動が完了します。
タスクを移動すると、タスクのステータスは一番最初のステータスに変更されるので、ご注意下さい。
タスクにファイルを添付する#
タスクにファイルを添付するには、をクリックし、「添付する」を選択します。
また、タスク詳細のエリアに、ファイルをドラッグ＆ドロップすることでも、添付をすることができます。
添付したファイルは、タスク詳細からいつでもダウンロードすることが出来ます。
タスクを削除する#
不要になったタスクの削除を行うには、をクリックし、「削除する」を選択します。
確認ダイアログが表示されるので、「削除する」をクリックすると、削除が完了します。
タスクの進捗管理を行う#
タスク詳細画面にてタスクの進捗と見積もりを入力すると、画面上部やタスク一覧に、進捗状況を表すバーが表示されます。
画面上部
タスク一覧
タスクは常に最新の進捗状況を表すようになっています。こまめに確認することで、ご自身やチームの進捗がどうなっているのかをすぐに把握できるようになります。
進捗バーの見方#
- 作業時間が見積もり時間を上回っていない時
- 作業時間が見積もり時間を超えてしまった時
「見積もり時間」を設定した上で作業を開始すると、オレンジのバーが作業時間に応じて伸びていきます。オレンジのバーは理想の進捗率を表しています。「見積もり時間に対して、今の作業時間であれば、これくらいの進捗率になっているはず」ということを表しています。
タスク詳細画面から「実際の進捗率」を設定すると、グリーンのバーが表示されます。こちらは、タスクを実際に進めている担当者が把握している、実際の進捗率を表しています。
オレンジのバーとグリーンのバーを見比べると、今の進捗率が理想の進捗率に対して順調なのか遅れているのかをひと目で判断することができます。
見積もり時間を超えても作業が続いている場合には、レッドのバーが表示されるようになります。レッドのバーは、「見積もり時間をどのくらい超えて作業をしているか」ということを表しています。
このバーが表示された時には、予定よりも多くの時間を作業に費やしている状態になっています。見積もり時間や作業内容を見直すのにお役立てください。
タスクを検索する#
画面上部には、常にタスクを検索するための検索窓が表示されています。ここから、タスクのタイトルの部分一致で検索をすることができます。
検索窓にキーワードを入力し、エンターキーを押すと検索結果画面が表示されます。
タスク検索では、タスクの〆切日、担当者、作業時間等の基本的な情報だけでなく、進捗が悪く、危ないタスクを抽出することもできます。
単純にタスクを探すだけでなく、チーム全体で進捗にリスクがあるタスクを確認することができます。
見積の乖離率#
タスク検索画面には「見積の乖離率」という項目があります。
これは、自分で登録した「見積時間」と、自動で計算された「予想見積時間」が、どれぐらいズレているかを表しています。
例えば、タスクの見積時間を「1時間」と見積もって登録していた場合、進捗状況から計算された予想見積時間が「2時間」となった場合には、見積の2倍の時間が掛かりそうということで、「見積の乖離率」が200%と表示されます。
乖離率が100%を超えると、見積から上振れているタスクということになりますので、タスク検索画面で乖離率の高いタスクを検索すれば、進捗が危ないタスクを検知することが出来ます。
マイタスク#
お気に入りのタスクや自分が担当となっているタスクは、左サイドメニューの「マイタスク」から見ることができます。
マイタスクページでは、
- お気に入りプロジェクト
- お気に入りタスク
- 自分が担当者のタスク
- 作業したことのあるタスク
が確認できます。
お気に入りプロジェクト#
お気に入り登録したプロジェクトが表示されます。 登録されているプロジェクトが多い場合、実際に自分が作業したいプロジェクトをお気に入り登録しておくと、こちらの画面に表示されますので、 作業したいプロジェクトを探しやすくなります。
お気に入りプロジェクトでは、ドラッグ操作でプロジェクトの並び順を変更することができます。
お気に入りタスク#
お気に入り登録したタスクが表示されます。 直近で作業したいタスクは限られていると思いますので、タスクをお気に入り登録して作業時に探しやすくすることが出来ます。
お気に入りタスクでは、ドラッグ操作でタスクの並び順を変更することができます。
自分が担当者のタスク#
チーム利用向けプランでは、タスクに担当者を設定することが出来ます。 自分が担当者になっているタスクを、忘れて放置してしまわないように、こちらの画面で確認してタスクを捌いて行きましょう。
最近作業したことのあるタスク#
自分が実際に作業したことがあるタスクが、一覧表示されます。 最後に作業したタスクから順に表示されていますので、最近作業したタスクを確認したり、作業を再開したりする際に、タスクを探すのが楽になります。
絞り込みを行う#
タスク一覧では、ステータスが完了・未完了のものや、〆切日が設定されている場合には、その〆切日でタスクを絞り込むことができます。
画面右上部分にある、「ステータス」や「〆切日」から今日・3日以内・1週間以内のように絞り込みをかけることができます。
